合同控制和账龄分析工作中存在的问题

在非ERP环境下,由于信息共享和处理能力有限,企业依靠单纯的财务软件,是很难把合同控制和账龄分析的工作做好的,这样就容易导致该收回来的款项没有及时收回来,该付出去的款项没有及时付出去,影响企业的市场信誉,也很难把企业的资金运作好。

对于企业的每份合同和每张发票,是需要财务人员全面掌控的。

对于单份合同或者发票的控制

对于单份合同来说,不管是采购合同,还是销售合同,要想把这些合同控制好,就需要知道每份合同的总金额是多少、已经付了多少、还有多少没付、下次付款金额是多少、下次付款日期是那一天等等,这些都是需要我们掌控的。

如果这项工作没做好,就会导致该收回来的款项没有及时收回来,该付出去的款项没有及时付出去,就会影响公司的资金流,影响公司跟客户和供应商之间的关系,这是不言而喻的。

对于所有合同或者发票的控制

对于企业的所有合同和发票,把账龄分析工作做好是非常重要的。比如对于应收账款,如果做好了账龄分析工作,我们就能知道在企业当前的应收账款中,有多少还在信用期,有多少已经逾期1个月或者逾期2个月等等。

对于这些逾期款项,我们一方面要尽快采取措施把款项要回来,同时要据此提好坏账准备。而对于还没有到期的应收款项,在到期的前3天或5天,我们要及时发催款通知书给客户,必要时可以把对账单也发过去,确保客户能准时付款。

账龄分析表的另一个作用,就是能协助企业领导把资金运作好。有了账龄分析表,领导就能清晰的了解,在下个星期或者是下个月,根据合同企业一共可以收回多少应收款,一共要支付多少应付款,这样领导就能做好资金决策,把企业的资金运作好。

那么在非ERP环境下,财务人员能不能把这些合同控制和账龄分析的工作做好呢?真的很难。企业的规模越大,客户和供应商越多,难度就越大。

这是手工环境下往来账管理工作中存在的第二个问题。

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